請求管理代行サービスを検討している方へ、失敗しない「請求管理代行」サービスの選び方をお伝えします。多くの代行業者がある中で、どこに依頼すれば最良なのか、その選び方について解説します。
請求管理代行サービスの選び方
請求管理代行サービスを検討されている方には、数あるサービス提供元の中で「どこに依頼すればいいのかわからない」「どうやって選べばいいのかわからない」という方が多いかと思います。以下では、サービスを選ぶ際のポイントについて、ご説明します。
請求管理代行サービスの活用をおススメするお客様の特徴については、こちらのページで触れておりますので、まだご覧いただいていない方はぜひご覧ください。
①自社の状況の把握
請求管理代行を依頼する際にはまず自社の状況を把握する必要があります。
「請求管理」といっても、与信審査、請求書発行、入金管理、督促、代金回収などその中身は細かく分かれています。代行サービス会社を選ぶ際には、どの業務を依頼したいのかを明確にする必要があります。自社の請求管理業務全工数のうち、どの業務がどのくらいの工数を費やしているのかをまず把握しましょう。
②コスト
請求管理代行サービスを利用する際、主にかかる費用は以下となります。
・初期費用
・手数料
・毎月の固定費
料金体系は代行サービス会社ごとに大きく異なります。社によっては、「毎月+保証料」のように、データの保証料なども請求される場合があります。料金体系ごとに毎月、毎年発生する費用の見積もりをし、導入するサービスを最適な費用で選定していく必要があります。
③対応しているサービス
(1)で説明した通り、「請求管理」といっても、その中身は細かく分かれています。そのため、「請求管理代行のサービス」の内容も代行サービス会社ごとに異なっています。どのようなサービスを自社が求めているのかを明らかにしたうえで、自社に合致したサービスを選定していきましょう。
④業務のスピード
請求管理は、スピードが求められる業務です。商品・サービスのやり取りがあった際にすぐに請求、入金を行わないと、トラブルに発展しかねません。また、企業にとっても、商品・サービスの提供後すぐに入金されたほうが、資金繰りが安定します。請求管理を正確に行っているのは当然として、業務のスピードが速い代行サービスを選定しましょう。
ここまで、選び方のポイントをご説明してきました。
請求管理代行サービスの料金相場
では、請求管理代行サービスの料金相場についてご説明します。
結論から言いますと、「請求管理代行サービス」といってもその中身は細かく分かれており、サービス会社によって大きく異なるため、一般的にいくらからできますという表現はできません。
ただ、どのような基準で料金が決まるのかというポイントがありますので、主に次の３つのパターンでご説明します。
①毎月の料金が固定であるパターン
②契約期間の長さによってひと月の料金が変わるパターン
③従量課金(業務課金)
以下、詳しくご説明していきます。
①毎月の料金が固定であるパターン
契約締結時に決定した業務の報酬として、毎月決まった料金を支払う方式です。契約締結時に決定した業務以外の業務を依頼する際には、契約の再締結、追加料金の支払いが必要となる場合があります。メリットとして、「出費の見積もりがしやすい」という点が挙げられます。
月額固定の場合、時給2000~4000円が相場となっていますが、依頼する業務によっては、この料金が前後する場合があります。
②契約期間の長さによってひと月の料金が変わるパターン
「月30時間まで」「月15日まで」というように、月に働ける時間がいくつか定められており、それを選んで契約を締結する方式です。一般的に、期間が延びるほど料金が高くなります。メリットとして、出費の見積もりがしやすい、自社の状況に合わせて選択できる点が挙げられます。しかし、代行業者に任せる仕事が多く時間内に終わらなかった際には、自社内で残った業務に取り組む必要がある場合があります。
③従量課金(業務課金)
「書類1枚150円」などと、単価や時給が設定されており、月の処理数や業務時間によって料金が変動する方式です。メリットとして、仕事量に応じて料金が発生・確定するため、支払いの過不足が発生しにくい点が挙げられます。デメリットとして、月末にならないと料金が確定しないため、出費の見積もりがしにくい点が挙げられます。しかし、「請求管理業務を無駄なく全て外注できる」ことは企業にとって大きなメリットとなるはずです。
失敗しないために！注意するべきポイントとは？
ここまで、請求管理代行サービスの選び方についてのポイント、料金についてご説明してきました。
では次に、選び方を失敗しないための注意すべきポイントについてご説明します。
①価格設定をしっかり確認する
「コストの安さから一番安いサービスを無条件で選んだ結果、求めていたサービスが受けられなかった。。」「諸々の追加契約を結んだ結果、高くついた。。」これでは本末転倒です。Webサイト上では、最低価格が提示されている場合がほとんどです。月額基本料金や追加料金を請求され、結局高くついてしまうケースがあります。料金とサービス内容をしっかりと確認しましょう。
②運営元を確認する
請求管理サービス自体は、無資格で経験がなくても提供できるサービスです。しかし、与信審査、経理書類の作成、請求書対応などは、専門知識になる業務です。税理士や会計事務所が運営元であるかという点はチェックすると良いでしょう。
③守秘義務契約を確認する
最後の契約面で気を付ける必要があるのが「守秘義務」です。請求書や与信管理は、自社や取引先の経営情報を開示するものです。守秘義務に関しては、税理士には法律の定めがありますが、民間の業者には法律の定めがありません。後々トラブルにならないため、契約段階で守秘義務について触れているか確認しましょう。
まとめ：請求管理代行の選び方
ここまで、請求管理代行の選び方、料金、注意すべきポイントについてご説明してきました。
会社の経営上重要なデータを外部に持ち出して作業をしてもらうため、安ければいいというものではありません。きちんとした税理士に依頼する方が良いでしょう。
その中でも、請求管理ソフトが多種多様に増えている今であれば、対応できるソフトが多い代行業者を選ぶことをおすすめします。ITが加速する現代社会では、IT知識が豊富な代行業者は積極的に対応可能な請求管理ソフトを増やしている傾向にありますので、一つの指標として参考にしてください。
また、守秘義務の点でも触れたように、情報管理をきちんと訴求している税理士/会計事務所が運営元の代行業者がおすすめです。
Webサイト上で確認できない場合は、お問い合わせでのご確認をおすすめします。
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もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。
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